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会议策划公司为你详解大型会议接待方案流程

来源:www.xahuiyicehua.com | 更新时间:2020/4/29 13:41:18
      接待工作,是我们平常最常接触的,就例如说家里边来宾客了我们需要接待工作,接待工作也是任何活动都非常常见的,特别是会议接待,有领导干部有特邀嘉宾时,接待工作更加是显得非常重要和谨慎。这里的接待工作就仅仅是日常我们平常接触到的会议活动接触到的接待工作进行细分。今天会议策划公司为你详解大型会议接待方案流程。

1.主要接待工作内容:

      包括接站、吃住安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面


2.车辆接送:

      遇到领导干部特邀嘉宾从外地过来时,我们需要安排车辆接送,这时候我们要安排好接待工作名单、接待工作车辆,什么领导干部上几号车,地点又是在哪里?是一人一车还是可以拼车。


3.接待工作日程安排:

      做好接待工作的日程安排,例如接完领导干部特邀嘉宾到达目的地后,我们又应该做什么工作。

会议策划

一、会前准备工作
      1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
      2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、参会人员范围。
      3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
      4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
      5、大型会议要印制大会凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
      6、会场布置、会场布置要充分体现大会气氛。
      7、后期服务工作。大型会议策划要对参会人员的吃住、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
      8、做好大会发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

      9、进行会前查验或向领导干部汇报准备工作情况。


二、会务组织与服务工作
      1、会务人员提早1小时到达会议场地,反复查验会议场地准备情况。
      2、搞好会议签到、材料分发。
      3、落实主席台领导干部、发言人是否到齐。
      4、按订购方案组织参会人员由前向后以此就座。
      5、维持好会议场地公共秩序。大会开始前5分钟,关闭会议场地大门,参会人员入座就绪,不相干人员离开会议场地;开会期间关闭手机,一般不允许找人,不相干人员禁止进入会议场地。
      6、做好会议记录,写好会议简报。
      7、组织照相。

      8、为参会人员订购车、船、飞机票等。


三、大会善后处理
      1、大会完毕后,要查验会议场地,带回剩余材料、席签等。
      2、组织送站。根据参会人员离会时间,提早安排车辆、送站人员等。
      3、做好大会文档的清退、整理、存档工作。
      4、做好会议报道工作。
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