搜索关键词

联系我们

西安华企道源广告文化传播有限公司

网址:www.xahuiyicehua.com

服务热线:029-88225268

手机号码:18092578363

公司地址:陕西西安高新六路唐兴数码国际

当前位置: 首页 » 会议策划知识  » 活动策划知识

一个好的会议策划方案应该从做好这个会议预算策划开始

来源:www.xahuiyicehua.com | 更新时间:2020/5/13 14:34:45

面对西安会议策划时遇到的诸多问题,作为会议策划公司的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。一个好的会议策划方案,应该从做好这个会议预算策划开始。通常而言,会议预算包括以下几个方面:

西安会议策划

1、会议室费用具体可细分为:

(1)、会议场地租金:通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内。

(2)、会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

(3)、会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用:这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

2、交通费用

(1)、出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用:主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可

(2)、中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算,按桌预算。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇费用,此项基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要额外的预算。

(5)、联谊酒会,事实上,联谊酒会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备

除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

6、杂费

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

一个会议策划的成功与否,关键在于会议策划者的策划思路与方法是否正确,各方面细节考虑得是否周详,会议行程安排是否合理,譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。

网站首页会议策划活动策划会议策划案例会议策划知识关于我们联系我们