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牢记“会议策划四要素”轻松搞定大型会议

来源:www.xahuiyicehua.com | 更新时间:2020/7/18 15:19:26

大型会议的策划工作颇为复杂,由于这一些工作往往代表着任务重、标准高、难度系数大。那么,怎么样才能做好大型会议策划工作呢?西安会议营销策划公司建议我们可以考虑从会议方案、会议场地、会议流程以及会议总结四个方向去开展工作。只要牢记“会议策划四要素”轻松搞定大型会议!

一、会议策划方案的制定

明确会议方案的第一步便是明确会议的主题。会议主题要重点围绕会议整体的工作目标任务。会议方案是会议策划安排的总纲,一套详尽齐备的会议策划方案会让所有会议的实施更容易成功。制定会议方案应该注意下述几个方面:

1、加强沟通,一方面必须增强与上级领导的沟通交流请示工作。而另一方面,必须增强横向的沟通交流对接工作。大型会议的顺利进行,离不了会议策划组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等相关部门的紧密配合和相互协作。因此在会议筹备期间,必须增强与上述相关部门的横向沟通交流对接工作,合理调整工作进度,增强配合,一同推进筹备工作全方面有序开展。

2、会议方案要有明确会议日程安排及每一项议程相互之间内在的逻辑关系,使各场次会议能顺利对接。方案通常应包含会议名称、时间地点、到场人员、会议任务、议程、工作组设置及相关文件起草、拟定工作、会议策划秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。

3、合理安排分解工作任务,明确工作职责。细化策划方案的时间节点,使各部门能够按照时间节点倒退安排时间表,保证按时按质完成工作。

会议策划

二、会议场地的布置

在会议开始之前,会务组织者应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置。一是会场和会议用品的准备布置。二是迎送接待仪式的确认及排练。三是确保乘车安全和用餐标准。根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。

三、会议流程的执行

为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,小编建议事先确定会议的流程图或者流程表。

在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的。会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行。

四、会议结束的总结

一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作。

一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。

二是全方面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集在会议中会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。

三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。

上述四点就是西安会议策划公司小编针对上述问题做的分享,希望小编的分享可以在打家的会议策划中帮助到大家。

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